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Wie 3Bears mit ruhrdot. und Xentral ERP skaliert

Wie 3Bears mit ruhrdot. und Xentral ERP skaliert

Xentral für Lebensmittel: skalierbares ERP mit Shopify & Fulfillment-Anbindung

Projekt besprechen
Lesedauer2 Min.
VeröffentlichtJuli 2026
E-Commerce
ERP

2016

Gegründet in München

> 10 Mio. €

Jahresumsatz

> 100.000

zufriedene Kund*innen

> 30

Mitarbeitende

3

Vertriebskanäle zentral in Xentral

Die wichtigsten Ergebnisse

  • 3 Vertriebskanäle, ein System

    Shopify, Amazon und LEH laufen zentral in Xentral zusammen — statt einer Schnittstelle pro Sonderfall.

  • EDI + OCR automatisiert

    Großhändler sind per EDI angebunden, Fax-Bestellungen werden per OCR automatisch erfasst.

  • 3PL zentral gesteuert

    Bestand und Versandstatus externer Fulfillment-Partner bleiben in Xentral sichtbar — egal über welchen Kanal bestellt wurde.

  • Wachstum ohne Datenbrüche

    Steigende Bestellvolumina laufen ohne manuelle Abstimmung pro Kanal.

Zusammenfassung

Wie 3Bears mit Xentral ERP, Shopify-Integration und EDI-Anbindung sein Multichannel-Geschäft automatisiert und international ausbaut.

Der 'Höhle der Löwen'-Teilnehmer 3Bears stand vor der Herausforderung, rasant steigende Bestellvolumina über diverse Kanäle (Shopify, Amazon, LEH) ohne manuelle Datenbrüche zu steuern. ruhrdot. implementierte Xentral ERP als zentrales Steuerungselement. Durch die Anbindung von EDI für Großhändler, die Automatisierung von Fax-Bestellungen via OCR und die nahtlose Steuerung externer 3PL-Fulfillment-Partner wurde eine Systemlandschaft geschaffen, die Bestandsgenauigkeit in Echtzeit garantiert und 3Bears fit für die internationale Expansion macht.

Übersicht

Kunde
3Bears Logo
3Bears
Branche
E-Commerce

Verwendete Technologien & Systeme

Xentral
Xentral
Shopify
Shopify
Amazon
Amazon

Services

ERP-ConsultingImplementierungIntegrationen (EDI · OCR)Support & Betrieb
Projektleitung
Lars Schymonski
Lars Schymonski
Co-Founder · Head of Development
Mehr über Lars Schymonski
Die Transformation

Von Kanal-Chaos zur zentralen Steuerung.

01Ausgangssituation

Wachstum, das die Systeme überholt.

3Bears verkauft seine Produkte heute über den eigenen Shopify-Shop, Amazon und den Lebensmitteleinzelhandel (LEH). Dazu kommen Bestellungen von Großhändlern, die teilweise noch per Fax eingingen. Jeder Kanal lief technisch für sich: Bestände wurden mehrfach gepflegt, Fax-Bestellungen von Hand abgetippt, externe Fulfillment-Partner manuell koordiniert.

Mit steigendem Bestellvolumen wuchs der manuelle Abstimmungsaufwand mit. Nicht das Geschäft selbst wurde zum Engpass, sondern die fragmentierte Systemlandschaft dahinter.

Jede neue Vertriebsschiene bedeutete mehr manuelle Abstimmung, statt mehr Wachstumsspielraum.
3Bears: Ausgangssituation
02Herausforderung

Ein System für Shopify, Amazon, LEH und Großhandel.

Gemeinsam mit ruhrdot bewertete 3Bears, welches ERP-System die Anforderungen eines wachsenden Multichannel-Geschäfts im Lebensmittel-E-Commerce am besten abbildet, inklusive Anbindung an Handelspartner und externe Logistikdienstleister.

Die Wahl fiel auf Xentral als zentrales System: flexibel genug, um Shopify, Amazon und LEH-Bestellungen ebenso abzubilden wie EDI-Anbindungen an Großhändler und automatisierte Fax-Verarbeitung.

Die Anforderung war klar: ein System, keine Insellösungen, für alle Vertriebskanäle gleichzeitig.
3Bears: Herausforderung
03Strategie

Integration statt Insellösung.

Statt jeden Kanal einzeln zu optimieren, entwickelte ruhrdot gemeinsam mit 3Bears eine zentrale Xentral-Architektur: Shopify- und Amazon-Anbindung, eine EDI-Schnittstelle für strukturierte Großhändler-Bestellungen sowie eine OCR-Automatisierung, die Fax-Bestellungen ohne manuelle Erfassung direkt ins System übernimmt.

Externe 3PL-Fulfillment-Partner wurden so angebunden, dass Bestand und Versandstatus zentral in Xentral sichtbar bleiben, unabhängig davon, über welchen Kanal die Bestellung kam.

Leitprinzip: ein zentrales System für alle Kanäle, statt einer Schnittstelle pro Sonderfall.
3Bears: Strategie
04Lösung

Xentral als zentrales Nervensystem.

Heute laufen Bestellungen aus Shopify, Amazon, dem LEH sowie von Großhändlern über EDI zentral in Xentral zusammen. Fax-Bestellungen werden per OCR automatisiert erfasst, externe Fulfillment-Partner werden direkt aus dem System gesteuert.

Das Ergebnis: eine Bestandsführung, die über alle Kanäle in Echtzeit synchron ist, die Grundlage dafür, dass 3Bears weitere Kanäle und Märkte anbinden kann, ohne die Systemarchitektur erneut umzubauen.

[TODO: Konkrete Projektlaufzeit von Kickoff bis Go-Live ergänzen]
3Bears: Lösung
Zielarchitektur

Xentral als zentrales ERP.

Shopify-, Amazon-, LEH- und Großhändler-Bestellungen laufen zentral in Xentral zusammen, inklusive EDI-Anbindung, OCR-automatisierter Fax-Verarbeitung und der Steuerung externer Fulfillment-Partner.

Quellsysteme
Shopify
Eigener Online-Shop
Amazon
Marketplace
LEH
Lebensmitteleinzelhandel
Großhändler
EDI-Anbindung
Fax-Bestellungen
OCR-automatisiert
Xentral ERP
Shopify · Amazon · EDI · 3PL Fulfillment
Managed
Stammdaten & Bestand
Zentrale ArtikelstammdatenEchtzeit-BestandKanalübergreifende Regeln
Data Ingestion
AuftragseingangAlle Kanäle
VerarbeitungXentral
Fulfillment3PL-Steuerung
Integrationen
EDIOCRAPI3PL-Anbindung
Workloads
Lager & Versand
3PL-Partner
Buchhaltung
Automatisierter Export
Internat. Expansion
Skalierbare Basis
Platform Outcomes

Was die Plattform strukturell liefert.

OCR-Automatisierung für Fax-Bestellungen

Fax-Bestellungen von Handelspartnern werden automatisiert per OCR erfasst und direkt in Xentral verarbeitet, ohne manuelles Abtippen.

EDI-Anbindung für Großhändler

Bestellungen von Großhändlern laufen über eine standardisierte EDI-Schnittstelle direkt in Xentral ein, strukturiert statt per E-Mail oder Telefon.

Externe Fulfillment-Steuerung

Externe 3PL-Partner werden zentral aus Xentral heraus gesteuert. Bestand, Versand und Rückmeldungen laufen in einem System zusammen.

Bestandsgenauigkeit in Echtzeit über alle Kanäle

Shopify, Amazon und LEH greifen auf denselben Bestand zu. Überverkäufe und manuelle Abgleiche entfallen.

Keine manuellen Datenbrüche zwischen Kanälen

Bestellungen aus allen Vertriebskanälen laufen in einem System zusammen, statt in Insellösungen gepflegt zu werden.

Skalierbare Basis für internationale Expansion

Die zentrale Systemlandschaft ist so aufgebaut, dass weitere Länder und Kanäle angebunden werden können, ohne die Grundarchitektur zu verändern.

Vorher / Nachher

Was sich konkret geändert hat.

Fünf Bereiche, in denen sich der Bestellalltag von 3Bears vor und nach der Xentral-Einführung sichtbar unterscheidet.

Vorher

Nachher

Bestandsführung

Bestände pro Kanal einzeln gepflegt, Abgleich manuell
Zentraler Bestand in Echtzeit über Shopify, Amazon und LEH

Fax-Bestellungen

Manuelles Abtippen jeder Fax-Bestellung
Automatisierte Erfassung per OCR direkt in Xentral

Großhändler-Bestellungen

Eingang per Telefon oder E-Mail, manuell erfasst
Strukturierter, automatisierter Eingang über EDI

Fulfillment-Steuerung

Externe 3PL-Partner manuell koordiniert
Zentral aus Xentral gesteuert, Rückmeldungen automatisiert

Kanal-Erweiterung

Neue Kanäle bedeuteten zusätzliche manuelle Prozesse
Neue Kanäle docken an die bestehende Xentral-Struktur an

Nächste Schritte

Auf dem Fundament der Plattform bauen die nächsten Schritte bereits auf.

3Bears baut die zentrale Xentral-Plattform kontinuierlich aus, mit Fokus auf weitere Kanäle, Handelspartner und die internationale Expansion.

1

Internationale Vertriebskanäle anbinden

2

Weitere Großhändler und LEH-Partner integrieren

3

Fulfillment-Netzwerk skalieren

Wachst du über mehrere Kanäle und stößt an Systemgrenzen?

Wenn Shopify-, Amazon-, LEH- oder Großhändler-Bestellungen heute noch über getrennte Systeme oder manuelle Prozesse laufen, lass uns gemeinsam klären, wie eine zentrale Xentral-Lösung für dein Geschäft aussehen könnte.

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Nico Ziemski
Nico Ziemski
Co-Founder · Head of ERP

FAQ

Fragen zum Projekt

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